Heilpraktiker-Rechnung: Diese Angaben müssen drauf
Ihre Rechnung landet nicht nur bei Ihrem Patienten, sondern meist auch bei seiner Versicherung oder Beihilfestelle. Fehlt dort eine Angabe, gibt es Rückfragen, die Erstattung verzögert sich, und der Ärger landet am Ende bei Ihnen. Mit dieser Checkliste ist Ihre Rechnung vollständig.
Die Checkliste: Das gehört auf jede Rechnung
- Name und Anschrift Ihrer Praxis, so wie sie auch im Impressum und bei den Behörden geführt wird.
- Name und Anschrift des Zahlungspflichtigen. Ist der Patient ein Kind, steht zusätzlich der Name des Patienten auf der Rechnung.
- Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird.
- Ihre Steuernummer.
- Die Behandlungstage, also das Datum jeder einzelnen Behandlung.
- Die Diagnose. Ohne sie kann die Versicherung die medizinische Notwendigkeit nicht prüfen.
- Die Beschreibung jeder Leistung mit Einzelbetrag, bei Privat- und Zusatzversicherten mit der passenden Ziffer aus dem Gebührenverzeichnis (GebüH).
- Den Gesamtbetrag.
- Den Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Umsatzsteuerfrei gemäß § 4 Nr. 14 UStG“.
- Ein Zahlungsziel mit konkretem Datum.
Warum die Diagnose so wichtig ist
Private Krankenversicherungen, Zusatzversicherungen und Beihilfestellen erstatten nur medizinisch notwendige Behandlungen. Ob eine Behandlung notwendig war, prüfen sie anhand der Diagnose. Deshalb gilt: Diagnose und abgerechnete Leistungen müssen inhaltlich zusammenpassen.
Vorsicht bei sehr allgemeinen Dauer- oder Schmerzdiagnosen über viele Monate. Sie werfen bei Versicherern eher Fragen auf und können Ihrem Patienten später sogar beim Wechsel der Versicherung Schwierigkeiten machen. Dokumentieren Sie lieber für jeden Termin, was Sie festgestellt und behandelt haben.
Umsatzsteuer: Der Hinweis auf die Befreiung
Heilbehandlungen von Heilpraktikerinnen und Heilpraktikern sind nach § 4 Nr. 14 Buchstabe a des Umsatzsteuergesetzes von der Umsatzsteuer befreit. Auf der Rechnung steht deshalb keine Mehrwertsteuer, sondern ein Hinweis auf diese Befreiung.
Die Befreiung gilt nur für Heilbehandlungen. Verkaufen Sie in Ihrer Praxis zum Beispiel Produkte oder bieten Leistungen ohne therapeutisches Ziel an, kann dafür Umsatzsteuer anfallen. Klären Sie solche Fälle mit Ihrer Steuerberatung.
Rechnung oder Quittung?
Eine Quittung bestätigt nur, dass Geld geflossen ist. Sie ist keine Forderung und enthält in der Regel weder Diagnose noch Leistungsbeschreibung. Für die Erstattung braucht Ihr Patient deshalb immer eine vollständige Rechnung, auch wenn er bar oder per Karte in der Praxis bezahlt hat.
Selbstzahler oder Privatpatient?
Bei Selbstzahlern rechnen Sie das vereinbarte Honorar ab, zum Beispiel einen Stundensatz. Eine Abrechnung nach GebüH ist hier nicht nötig, eine Diagnose gehört trotzdem auf die Rechnung.
Bei Privatversicherten, Zusatzversicherten und Beihilfeberechtigten rechnen Sie nach den Positionen der GebüH ab, denn danach richtet sich die Erstattung. Wie das Gebührenverzeichnis aufgebaut ist, erklären wir in GebüH einfach erklärt.
Zahlungsziel: Lieber ein Datum als „14 Tage“
„Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Zugang“ lässt Spielraum, denn wann genau ist die Rechnung angekommen? Schreiben Sie stattdessen ein festes Datum, zum Beispiel „zahlbar bis zum 30.11.2026“. Das ist eindeutig und macht eine spätere Zahlungserinnerung leichter.
Auch der Zeitpunkt zählt: Rechnungen, die kurz nach der Behandlung ankommen, werden erfahrungsgemäß schneller bezahlt als eine große Abschlussrechnung nach Monaten.
Rechnungen richtig aufbewahren
Rechnungen müssen Sie nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) aufbewahren, also vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar. Eine Rechnung, die in Word oder Excel jederzeit überschrieben werden kann, erfüllt das nur mit zusätzlichem Aufwand. Abrechnungssoftware oder eine Abrechnungsstelle archivieren Rechnungen von vornherein so, dass nichts verloren geht oder nachträglich verändert wird.
Und die E-Rechnung?
Seit 2025 gilt in Deutschland schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung, allerdings nur zwischen Unternehmen. Rechnungen an Ihre Patientinnen und Patienten als Privatpersonen sind davon nicht betroffen. Sie können sie weiterhin auf Papier oder als PDF verschicken.
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Muss die Diagnose wirklich auf die Rechnung?
Ja, wenn Ihr Patient die Rechnung bei einer Versicherung oder Beihilfestelle einreichen möchte. Ohne Diagnose kann dort nicht geprüft werden, ob die Behandlung medizinisch notwendig war, und die Erstattung wird verweigert oder verzögert.
Muss ich als Heilpraktiker Umsatzsteuer ausweisen?
Für Heilbehandlungen nicht. Sie sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Auf die Rechnung gehört stattdessen der Hinweis auf diese Befreiung. Für Leistungen ohne therapeutisches Ziel, etwa den Verkauf von Produkten, kann etwas anderes gelten.
Wie hoch sollte eine einzelne Rechnung sein?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Aus unserer Erfahrung werden mehrere kleinere Rechnungen leichter erstattet und schneller bezahlt als eine große Sammelrechnung. Wir empfehlen, einzelne Rechnungen nicht über etwa 400 Euro wachsen zu lassen.
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Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick nach dem Stand vom 10.11.2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.